工作以來,我對於公司信箱的分類方式是by專案 or by寄件者
我的outlook是整天開著,因為每一次收信都是重要事情....目前的做法是,要處理的放在收件夾,其他則by寄件者分類
但是...後來發現,要處理的信也有輕重之分,一整團放在一起,怎麼分哩....有時候還沒處理的還不小心忘了=口="

前些日子發現GTD也可以應用在這方面呢!!試了幾天,感覺清楚多囉!!
特別感覺好用的就是Today、Wait這兩個文件夾!!

以下,為學習心法~!!
藍字
部分,轉載自用GTD方法管理郵件收件箱

GTD的核心就在於將所有的信息都進行處理,安排好它的下一步,所以我現在對所有的郵件都不設置過濾器,讓他們全都進入收件箱,當然這並不是任它們呆在收件箱中,我儘量保持每天都清空收件箱的習慣。而按照GTD的原理,所有從inbox出來的東西只有三個歸宿:刪除、歸檔和確定下一步行動(包括行動、未來某天與等待)。

所以,我對郵箱作以下設置:

1、建立一個「行動」文件夾,並在其中設置」@Today」(存放緊急需要處理的工作),」Wait」(存放等待他人回覆的工作)和」Someday」(存放日後某個時刻可能需要處理的工作),」To Do/Read」(存放需要處理但不太緊急的工作)幾個子文件夾;
2、建立一個「存檔」文件夾,並在其中根據不同項目或郵件內容分別設置子文件夾,將所有日後可能需要作為參考的郵件內容分別歸類存入歸檔文件夾。

在收到郵件之後,就根據郵件內容判斷如何處理該郵件,是刪除、歸檔還是需要作出行動。如果需要歸檔,則將其移入存檔文件夾下的相應子文件夾中,需要歸檔的郵件是指郵件本身需要存檔,如果只是附件需要存檔的話,還是將其另存到硬盤上,以免郵件客戶端越來越龐大,降低運行效率;如果需要作出行動,則考慮是否可以在一兩分鐘之內完成,比如轉發給某位同事,如果可以的話就立即處理,如果不行的話,就將其移動到行動文件夾中的相應子文件夾中。在發送郵件的時候如果是需要等待對方回覆採取下一步行動的郵件,則同時抄送自己一份,並可以設置自動過濾器將其歸入Wait文件夾,以便提醒自己日後等待對方答覆。而在GTD中,定期的回顧也很重要,需要每週定期瀏覽一下行動文件夾下的各子文件夾。


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